10.3.2021
Arkta Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä konsernitason liiketoiminnassa tämän selosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla, esim. markkinointia, myyntiä, talous- ja muuta hallintoa, asiakassuhteiden hoitamista, tuotteiden, palvelujen, asiakassuhteiden ja liiketoiminnan analysointia ja kehittämistä varten.
Sisällys
- Rekisterinpitäjä
- Rekisterin nimi
- Rekisterin tietojen käyttötarkoitus
- Rekisterin tietosisällöt
- Säännönmukaiset tietolähteet
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Rekisterin suojauksen periaatteet
- Rekisteröidyn tarkastusoikeus –ja muut oikeudet
- Tietojen säilytysaika
1. Rekisterinpitäjä
Arkta Oy ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt:
Arkta Rakennus Oy
Arkta Reponen Oy
Arkta Rakennuskultti Oy
Arkta Kultti Oy
Arkta Laatuseinä Oy
Arkta Turku Oy
Näistä kukin yhtiö on erikseen rekisterinpitäjä. Omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisteristä vastaavalle yhtiölle eli rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjän puolesta tietosuoja-asioista huolehtii Arkta Oy, jonka yhteystiedot ovat:
Arkta Oy
Puhelin: 03-3476111 (vaihde)
Y-tunnus: 0706065-5
Kotipaikka: Ylöjärvi
2. Rekisterin nimi
Arktan yksityisasiakas- ja markkinointirekisteri.
3. Rekisterin tietojen käyttötarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, kehitystoimintaan, tutkimustoimintaan, rekisterinpitäjän ja/tai sen yhteistyökumppaneiden mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin. Myös laskutus käyttää rekisterin tietoja.
4. Rekisterin tietosisällöt
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisterinpitäjän potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja entisistä asiakkaista:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, henkilötunnus, asiakastunniste, syntymävuosi, sukupuoli, palvelukieli, arvo ja ammattinimike, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toivottu yhteydenottotapa
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
- sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli,
- asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot,
- viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot,
- asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot,
- mahdolliset luvat ja suostumukset,
- mahdolliset tarjonnanestotiedot sekä
- mahdolliset muut kerätyt tiedot.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön, sopimuksen solmimisen tai muun henkilökohtaisen, sähköisen tai puhelinasioinnin yhteydessä tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä sekä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla palveluiden ja verkkosivuston käytön yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, postilta, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kunnes takuuvelvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet on suoritettu ja lainsäädännössä, esim. asuntokauppa-, kuluttajansuoja-, kirjanpitolaissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat ovat päättyneet.
Rekisterinpitäjä voi asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilyttää anonymisoituja tietoja sekä suoramarkkinointitarkoituksiin rekisteröidyn edellä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä perustietoja (henkilötunnusta lukuunottamatta) ja markkinointitietoja.
8. Rekisteröidyn tarkastusoikeus –ja muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumukset sekä tehdä kantelu henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Edellä mainitut pyynnöt ja kiellot voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai kohdassa 1 kirjattujen Arkta Oy yhteystietojen kautta. Tietosuojan varmistamiseksi asiakkaan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.
9. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään, kun tietojen säilyttäminen on välttämätöntä tai tarpeellista liiketoiminnan tukemiseen, tehokkaaseen asiakkuuden hoitoon ja tarkoituksenmukaiseen kaupalliseen toimintaan. Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun ne eivät ole enää tarpeen niihin tarkoituksiin, jotka mahdollistivat tiedon keräämisen tai käsittelyn.
